Bestyrelsen har bemærket, at fremsatte forslag til generalforsamlingsforslag ikke altid har det indhold der skal til, for at generalforsamlingen kan behandle forslaget tilfredsstillende. Bestyrelsen har derfor udarbejdet denne vejledning, som kan bruges som inspiration til at stille det gode forslag.

Hvem kan stille forslag?

Ethvert medlem af Grundejerforeningen Boelsvang har ( jf. foreningens vedtægter §8 e) ret til at få et nærmere angivet emne behandlet på generalforsamlingen.

Hvornår skal et forslag fremsættes?

Et forslag skal udarbejdes i god tid, inden generalforsamlingen skal afholdes. Bestyrelsen skal i henhold til vedtægternes § 8 e have modtaget dit forslag fysisk eller pr. mail senest den 1. februar. Bestyrelsen skal herefter senest 14 dage før generalforsamlingen jf. §8 d gøre de øvrige medlemmer bekendt med de indkomne forslag.

Som en service bliver stillere af rettidige fremsatte forslag indbudt til deltagelse i et bestyrelsesmøde. Her med mulighed for præsentation og uddybelse af forslaget og økonomien heri. Bestyrelsen har på den baggrund mulighed for at belyse eventuel budgetpåvirkning af foreningens driftsbudget. Forslagsstiller får på den baggrund mulighed for at motivere forslagets finansieringen på generalforsamlingen.

Hvordan skal forslaget udformes?

Der er ikke regler for, hvordan et forslag skal udformes og formuleres, men disse informationer er gode at have med:

• Forslagsstillers navn og adresse
• Datoen bør fremgå af forslaget (NB. ikke nødvendigvis den samme som dato for modtagelse)
• En skriftlig begrundelse for forslaget, herunder evt. fordele og ulemper, så emnet er belyst inden vedtagelse. Hvis et forslag formuleres med underpunkter, bliver disse ikke som en selvfølgelighed  behandlet selvstændigt. Tænk på om underpunkter ønskes til selvstændig afstemning eller om de alene hører til et hovedpunkt og dermed står og falder med hovedpunktet.
• Ved investeringer bør forslagsstiller belyse eventuelle etableringsomkostninger, løbende vedligeholdelsesomkostninger, forventet levetid, evt. forsikringsforhold mv.
• Tænk over om forslaget er under indflydelse af gældende lovgivning, lokalplanen for området, deklarationer, ordensregler, vedtægter m.v.
• Bilag er gode, herunder skitser, billeder eller andet der kan visualisere forslagsstillers tanker med forslaget.
• Forslaget skal formuleres, så medlemmerne kan stemme enten ”ja” eller ”nej” til forslaget.

Hvad er forskellen på et forslag og et ændringsforslag?

Et ændringsforslag er i modsætning til et (hoved)forslag, et forslag som justerer et allerede indsendt forslag. Under selve generalforsamlingen, og hvis dirigenten vurderer, at et forslag er et selvstændigt forslag og ikke et ændringsforslag, skal dirigenten afvise forslaget, fordi det ikke er indkommet til rettidigt. Baggrunden er, at der skal være forudsigelighed for medlemmerne og disses mulighed for at udstyre andre medlemmer med fuldmagt.

Hvem styrer debatten?

Det er dirigenten, som styrer debatten om forslaget og dirigenten kan bede forslagsstilleren om at fremlægge og motivere sit forslag.

Det er også dirigenten, som afgør om ændringer der ikke er væsentlige for forslaget principielle indhold kan medtages og evt. sættes til afstemning, samt hvornår debatten slutter og afstemningen kan gå i gang. Dirigenten skal jf. vedtægternes §8 j afdække behov for skriftlighed i afstemningen.

Til sidst konstaterer dirigenten, om forslaget er vedtaget eller ej.

Bestyrelsen ser frem til fortsat gode forslag til fælles bedste for foreningen.

Bestyrelsen.